关于示范数字档案室建设实践报告
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2024-01-14
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关于示范数字档案室建设实践报告
**大学于****年启动数字档案室建设，开始馆藏档案数字
化和增量档案数字化加工工作。****年学校获批为全国第一批
数字档案室建设试点单位（首批试点单位共有**家单位，其中
高等院校*所），**** “年通过试点验收获批为 全国示范数字
”档案室 ，实现了高校档案工作和档案利用方式的转型升级。
1.全国示范数字档案室建设的一般框架
在建设数字档案室的实践过程中，**轻工业大学档案馆以
创建全国示范数字档案室为抓手，大力推进档案信息化建设，
实现了馆藏档案的全文检索和管理；实现了档案的收集、整
理、移交、归档、统计、查询利用等业务流程的信息化管理，
提升了学校档案信息化建设水平。
搭建信息管理平台。在全国示范数字档案室创建工作中，
顺应** “ ”省 最多跑一次 改革的大趋势，着力打造了一个存量
数字化和增量电子化，利用网络化创新档案信息化的信息管理
平台。
（1） 化了档案信息数据包的管理模式。档案室构建了优
以档案馆数字（电子）档案信息资源核心总库管理系统，涵盖
信息资源的采集、接收、整理、保管等过程，最终优化了可靠
性数据包管理流程，提高了档案管理的服务质量及运行效率。
（2） 化了数字档案 源存 管理。档案室全面使用可优 资 储
信时间戳、数据保全、OFD 格式转换等现代化信息技术，将
所有 用数据 期保存格式，形成数据包，有效解决了应 转换为长
数字档案资源的安全保存的难题。
（3） 了档案数据在 存 、近 存 和离 存 有实现 线 储 线 储 线 储
“ ”机统一。档案室通过 磁带离线检测系统 对脱机备份的档案
数据定期开展检测，提升了学校档案数据存储的安全性及可靠
性。
（4）提高了档案管理效率。 了适 未来 展需求，为应发 **
轻工业大学长期结合传统整理归档存在的不足，建立了档案一
体化管理系统，管理系统共由九大模块组成，实现了档案资源
的一体化管控、数字化管理。
面向目标需求，进行顶层设计。在数字档案室服务功能的
拓展和优化方面，以用户需求为导向，着力建设一个需求导
向、利用为先的数字档案室。
目前，档案馆建立了覆盖学校档案 14 个一级门类的数字
档案资源体系，为档案资料的抢救保护、高效查询利用提供了
数据资源基础。
在吸收其他高校数字档案室成功经验基础上，结合**轻工
大学 情况，档案 在虚 档案 房上架管理、档案利业 实际 馆 拟 库
用、档案鉴定、档案销毁等方面取得实质性突破，在查档服务
功能方面， 了从 下到 上、从快速到秒速。实现 线 线
前置标准规范，健全规章制度。标准规范建设是数字档案
室建设的重要基础与前提条件，为此，档案资源管理既要重
“ ” “ ”视 量 增多，也要重视 质 提升。
（1） 合学校档案工作 ，结 实际 **轻工业大学对档案规章
制度进行重新谋划，逐一确定需要制定、修订，如场地安全管
理制度、设备安全管理制度、数据规范化管理制度、档案实体
管理制度， 档案工作流程和每个工作 都提出具体、对环节 详细
的指标要求，真正做到了质量检查标准化及质量可控化，留存
工作文件和元数据等可追溯。
（2）相关指 入数字政府建 整体考核。将档案 份标纳设 备
数据服务、档案数据灾难备份等一系列服务事项全部纳入学校
考核指标体系，极大地提升了师生员工的积极性与主动性。目
前，档案室的网办率、材料电子化比率等系列指标均处于省内
领先水平。
建立安全保障体系。一是建立涵盖机房管理、设备管理、
安全管理、人员管理、数字资源管理、档案数字化工作等档案
工作全 的制度体系和有关 急 案， 各 突 事件的环节 应预对类发 处
置进行规范，定期组织信息安全应急演练，积极推动档案基础
设施高标准建设。
“ ”二是优化网络配置， 三网相互隔离，对关键网络设
“备、存储设备采取冗余配置，采用 超融合平台+分布式存储
+ ”磁带库备份
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关于示范数字档案室建设实践报告**大学于****年启动数字档案室建设，开始馆藏档案数字化和增量档案数字化加工工作。****年学校获批为全国第一批数字档案室建设试点单位（首批试点单位共有**家单位，其中高等院校*所），****“年通过试点验收获批为全国示范数字”档案室，实现了高校档案工作和档案利用方式的转型升级。1.全国示范数字档案室建设的一般框架在建设数字档案室的实践过程中，**轻工业大学档案馆以创建全国示范数字档案室为抓手，大力推进档案信息化建设，实现了馆藏档案的全文检索和管理；实现了档案的收集、整理、移交、归档、统计、查询利用等业务流程的信息化管理，提升了学校档案信息化建设水平。搭建信息管...
