机关干部的会务工作指导手册
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2024-05-17
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机关干部的会务工作指导手册
会务工作千头万绪、环节众多，稍有不慎就可能发生疏
漏和失误。在工作中摸索出会务工作流程，可使繁杂的会
务工作简洁、明了、高效。
01 谋划会前准备
会前准备是做好会务工作的基础和前提，应精细地统筹
好会议的整个进程和每一个环节，对可能发生的问题超前
谋划。
（一）制订方案
会议方案是组织会议的总安排，主要包括会议名称、目
的、时间、地点、参会人员、主要议程、会务工作任务及
职责分工等内容。会议方案要简洁明了、具体清晰、可操
作性强，并须报经相关领导审定。会议方案确定后，主办
部门要召集各有关部门召开会务工作协调会，协调各部门
按照方案要求落实各自职责。
（二）明确任务
在会议筹备阶段，主要有以下任务：
1．起草会议通知。
会议通知的要素主要包括会议名称、主要内容、报到时
间和地点、参会单位、报名要求、联系人姓名和电话等。
会议通知要求表达准确、条理清楚、言简意赅，尤其是时
间、地点要明确，时间一般要注明年月日，不能用“明天”
“后天”等容易产生混淆的词汇：会议地点要准确到具体楼层、
门牌号，如：××办公楼六楼第三会议室。
2．下发会议通知。会议通知有电话、短（微）信、书
面及内网邮件等多种方式，可视情况选用一种或同时使用
多种。下发通知一定要注意：一是保密，涉密会议不能通
过短信、微信发布。二是负责，必须确保会议通知及时送
达参会者。对于书面通知，要制作签收登记表，对每一份
通知的发出都要签字确认。通过电子邮件发送，要采取保
留回执发送方式。采用短信、微信方式发送，应要求接收
者及时回复。
3．落实参会人员。统计汇总会议请假人员名单，必要
时对请假情况进行核实。对参会人员名单要仔细核对，确
保没有出入，并打印纸质请假人员名单及时向参会领导或
会议主持人报告。
4．协调出席领导。根据会议要求，以当面报告、电话、
短信、微信等多种方式，提请领导出席会议。着重向领导
提醒会议时间、地点、主要参加（部门）人员及议程等。
在会前约1小时再以适当方式提醒领导会议时间。
5．预订会议室。
摘要：
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机关干部的会务工作指导手册会务工作千头万绪、环节众多，稍有不慎就可能发生疏漏和失误。在工作中摸索出会务工作流程，可使繁杂的会务工作简洁、明了、高效。01谋划会前准备会前准备是做好会务工作的基础和前提，应精细地统筹好会议的整个进程和每一个环节，对可能发生的问题超前谋划。（一）制订方案会议方案是组织会议的总安排，主要包括会议名称、目的、时间、地点、参会人员、主要议程、会务工作任务及职责分工等内容。会议方案要简洁明了、具体清晰、可操作性强，并须报经相关领导审定。会议方案确定后，主办部门要召集各有关部门召开会务工作协调会，协调各部门按照方案要求落实各自职责。（二）明确任务在会议筹备阶段，主要有以下任务...
