浅谈公文格式规范
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2024-05-13
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浅谈公文格式规范
党政机关公文格式规范化，是机关公文的最基本要求，是保证
公文质量和提高公文办理效率的重要手段，也是显示其权威性特征
的重要标志。某些机关领导和公文办理人员对公文格式的重要性缺
乏足够认识，甚至错误地认为公文格式只不过是形式而已，只要内
容正确，格式规范不规范无关紧要。这种错误认识导致一些部门对
公文法规不组织认真学习，不作广泛深入宣传，不及时转发到各基
层并组织实施，因而在公文办理中常常沿用旧的甚至错误的公文格
式而不思改正，大大影响了公文格式标准化的进程，也影响了公文
办理效率和质量。
一、规范公文格式，有利于发挥公文效用
《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定，
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发
文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署
名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日
期、页码等组成。公文具有规定的格式，制发公文必须统一格式，
保证公文的完整性、准确性和程序性，便于公文处理，发挥公文效
用。
1.
关于“签发人”。公文签发是公文生效必备的条件，公文必须经
过发文机关负责人签发才能正式生效，公文签发是发文机关负责人
履行职责的重要体现。《条例》规定“上行文应当标注签发人姓名”。
在公文文种中，“请示”“报告”以及按请示性公文程序和要求办理的“意
见”，应该按照“上行文格式”来处理，都要求必须出现“签发人”标识区
域，并标注签发人姓名。之所以规定“上行文”必须标注“签发人”姓名 ，
其目的在于表明公文的具体负责者，督促有关领导人认真严肃地履
行权利义务，确保公文质量；同时让上级机关的领导人了解下级机
关谁对上报事项负责，也是我国行政首长负责制的需要。
2.关于“密级”和印发传达范围。涉密公文应当根据涉密程度分别
标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。公文尤其是涉密公文应当根据
工作需要确定印发传达范围。确定印发传达范围有两个基本原则：
一是工作需要原则。应当根据工作需要确定，不应简单地把知悉公
文内容视为一种政治待遇，或者把行政级别作为确定公文知悉范围
的依据。二是涉密范围最小化原则。应当把国家秘密知悉范围尽量
限定到最小。能够限定到具体人员的，限定到具体人员；不能限定
到具体人员的，限定到机关、单位，由机关、单位限定到具体人员。
当然，传达范围的限定只限于上级对下级行文，下级对上级行文不
宜规定传达范围。
3.关于“发文机关署名”“印章”“成文日期”。公文落款中的署名、
印章、成文日期是公文生效标志构成的三要素。印章是体现公文效
力的表现形式，是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据
之一。成文日期是公文的生效时间，是党政机关公文生效的重要标
志。确定成文时间看起来是个小问题，但实际上它们的作用却很大。
公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。
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浅谈公文格式规范党政机关公文格式规范化，是机关公文的最基本要求，是保证公文质量和提高公文办理效率的重要手段，也是显示其权威性特征的重要标志。某些机关领导和公文办理人员对公文格式的重要性缺乏足够认识，甚至错误地认为公文格式只不过是形式而已，只要内容正确，格式规范不规范无关紧要。这种错误认识导致一些部门对公文法规不组织认真学习，不作广泛深入宣传，不及时转发到各基层并组织实施，因而在公文办理中常常沿用旧的甚至错误的公文格式而不思改正，大大影响了公文格式标准化的进程，也影响了公文办理效率和质量。一、规范公文格式，有利于发挥公文效用《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定，公文一般由份号、密...
