顺畅办理函件的几点体会
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2024-01-20
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顺畅办理函件的几点体会
在函件的办理过程中常涉及大量沟通协调工作，可以说沟通协调的成效决定
了函件办理的成效。结合近年来的一些工作实践，就函件办理过程中的沟通协
调工作谈几点体会。
一、弄清背景是前提
因所涉事项的繁简程度不同，函在篇幅上长短不等、内容上详略不一。从接
触的函件看，大部分函件比较简短，这是“短、实、新”文风的体现，但也易造成
来文的背景缘由表达不清、阐述不明，承办人收到函件往往会“一头雾水”，不知
道该如何办理。此时，弄清楚函件的背景缘由，就成为办好函件的前提。
比如，某省直单位致函省委办公厅，商请帮助协调某局，解决下属企业酒店
管理权划转事宜。因来函简短，未能清楚表述事情的背景缘由，收到该件后，
承办人员是“丈二和尚摸不着头脑”，这个事项不属于省委办公厅的事权，为什么
要报给省委办公厅呢？经向来函单位了解，原来是之前有省领导交代，目的是
希望省领导能批示，以作为沟通协调依据和由头，且该局也是省委办公厅管理
的二级单位。了解该背景后，我们即快速将此件呈报给有关省领导阅批。
二、确定对象是基础
一般来说，函件办理的复杂程度与该函所谈事项涉及单位的多少成正比。一
些事项看似简单，实际上关联性强、涉及面比较广。对于涉及面比较广的函件，
要理清楚事项所涉部门和单位，才能做好工作协调，否则就不能圆满地办好函
件。当然，这需要承办人员对各地方各部门各单位的职能职责了然于胸。
比如，某科研院办公厅致函省委办公厅，商请协调安排该院领导率队到我省
某市调研有关事宜。函件事项并不复杂，但涉及面比较广，既有省接待部门，
也有省直对口业务部门，还有调研地点所在市县，在当前疫情背景下还有防疫
部门。漏掉哪个部门，都会造成该调研活动不能顺利成行。
三、明确内容是关键
公文的内容应当明确具体。但有的单位发函时喜欢“广撒网”，不管大鱼小鱼
都想捞，容易造成表述不够明确具体。这就需要承办人与来函单位沟通确定具
体要求，对事项性质、目的、有关要求和规定、领导的批示等信息吃准吃透，
事项越明确、越具体，办起来就越容易。
比如，某部委致函有关地方和单位，商请就本地区、本领域有关工作情况依
据各自职能提供材料。由于该函件表述较为笼统，涉及面又广，收文人员不清
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顺畅办理函件的几点体会在函件的办理过程中常涉及大量沟通协调工作，可以说沟通协调的成效决定了函件办理的成效。结合近年来的一些工作实践，就函件办理过程中的沟通协调工作谈几点体会。一、弄清背景是前提因所涉事项的繁简程度不同，函在篇幅上长短不等、内容上详略不一。从接触的函件看，大部分函件比较简短，这是“短、实、新”文风的体现，但也易造成来文的背景缘由表达不清、阐述不明，承办人收到函件往往会“一头雾水”，不知道该如何办理。此时，弄清楚函件的背景缘由，就成为办好函件的前提。比如，某省直单位致函省委办公厅，商请帮助协调某局，解决下属企业酒店管理权划转事宜。因来函简短，未能清楚表述事情的背景缘由，收到该件后，...
