机关公文格式调研报告
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2024-01-17
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机关公文格式调研报告
公文格式规范化，是办公自动化的客观要求，也是充分发挥公文作用，维
护公文严肃性和权威性的必要条件。标准、规范的公文格式，不仅有利于公文的
撰拟和制作，也有利于公文的处理和管理，对于归档和查阅利用也具有积极作用。
2012 年 4 月 16 日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《 党政机关公文
处 理 工作条 例》的通知 (中办 发〔2012〕14 号), 对行政 机关的 公文格 式做
出了 严格的规定和要求，对规范公文格式，提高公文质量起到了很大的作用。
但仍有 一些公文没有严格按照要求去做，存在很大的随意性，造成公文格式的
不规范， 严重影响了公文的严肃性、公正性，影响了公文的质量和效能，因此，
必须引起
高度重视。
一 、公文格式中常出现的不规范现象
(一)发文字号标准不规范。 发文字号的一个重要作用就是分类存档、方
便查阅。它具有特别的区分意义， 一旦设置就具有了在一定范围内的唯一性和独
有性。 《条例》规定， "发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。"在实际
工作中，有些单位把机关的简称直接作为机关代字使用，致使文号太长。联合行
文时，出现几个发文字号。有的单位发文字号的年份圆括号“()”括入，而不
是用规范的六角括号“()”。对于字号和字体，有的用小 3 号有的用小标宋体
字，有的用楷体，也有的用黑体。 一些公文违反发文字号序号不编虚位(即不编
为 001)、不加“第”字的规定，出现“*发【*】00*发”、 “*发【*】第*
号”
等不规范格式。
(二)公文标题不规范。 按照《条例》规定："公文标题由发文机关名称、
公文主题和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文
种类， 一般应当标明发文机关。”“有些单位不规范的做法是： 一是标题中标明
发文机关；二是标题滥用符号。标题中使用了多种标点符号，较多的是使用逗号、
顿号和书名号等。
(三)引用文号不规范。 《条例》规定： “引用公文应当先引标题，后
引 发文字号”。按要求，引有公文一是要准确，不能随意简化；二是要完整。
并注 意排列顺序。但有些单位公文中，将其前后倒置。有的先引文号后引标题，
有的 只引文号不引标题，有的只引标题不引文号。书写使用应当注意必须将
“发文字 号"要素用圆括号括入，以标注的形式出现。例如， “据*办发
【20*】12 号文 《关于*的通知》”,其引用文号的方法就是不符合规定的，
正确的引用方式应
为“据《关于*的通知》 (*办发【20*】12 号)”。
(四)结构层次序数使用不规范。 依照《条例》第二十五条第(九)项规
定： "公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、
缩略语、具有修辞色彩句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯
数 字。 "规范的结构层次序数要求，第一层为 "一、”,第二层为“(二)”,
第 三层为"1. ”,第四层为“(1)"而在使用中常出现的问题： 一是层次顺
序颠
倒，即下位序数与上位序数倒置。二是层次跳成(一)、 “1、”等。
(五)成文日期标识不规范。 常出现的问题： 一是未有汉字将年、月、日
标全，使用阿拉伯数字表达年份，如把成文日期标成“2o*”年 2 月 1 日”,
或 把"0"写为“0”或“零”, 或将"二五年"写 成“*年”等。三是标注位
置太 低或太高，以至于印章距正文太远或盖压正文。四是把拟文日期作为成文
日期。 五是把修改日期或送签日期作为成文日期。六是联合行文以主办机关签
发日期作
为成文日期。
(六)印章加盖不规范。 印章是公文制发机关对公文负责的凭证，必须规
范使用，便常出现不规范现象； 一是不加盖印章。按规定，行政公文除会议纪
要 外，必须加盖印章，而有的正式公文就不盖印。二是印章盖得不符合要求，
有的
歪斜，有的盖在正文上。三是印章未居中下压成文时间，盖印距正文太远。四是
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机关公文格式调研报告公文格式规范化，是办公自动化的客观要求，也是充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条件。标准、规范的公文格式，不仅有利于公文的撰拟和制作，也有利于公文的处理和管理，对于归档和查阅利用也具有积极作用。2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知(中办发〔2012〕14号),对行政机关的公文格式做出了严格的规定和要求，对规范公文格式，提高公文质量起到了很大的作用。但仍有一些公文没有严格按照要求去做，存在很大的随意性，造成公文格式的不规范，严重影响了公文的严肃性、公正性，影响了公文的质量和效能，因此，必须引起高度重视。一、公...
